ビジネスに
必要な
すべての
機能

オンラインオフィスの基本機能

1. チームワーク管理と人事管理
2. タスクの管理
3. 顧客との関係性の管理
4. 会議の管理
5. 書類の管理
6. スマートウォール
7. 暗号化された書類保管庫
8. オンラインイベント
9. 人工知能
10. ビジネスプロセス管理

1.従業員の管理

オンラインオフィスは、従業員の仕事を管理するための、様々なツールを提供します。

オフィスマネージャー

オンラインオフィスを管理するすべての権利は、オフィスマネージャーに帰属します。

• レイアウト、部屋数、使用目的
• インテリアデザイン
• 機器とその配置
• 部門とその部屋
• 従業員の権利と業務
• ゲストとクライアントの権利
• レンタルプラン

部門

各部門の従業員には、以下の役割が割り当てられます。

• 管理者
• スクラムマスター
• 従業員

各従業員には、ワークプレイスが提供されます。

部屋

• 全体用 (すべての部門が利用可能)
• 部門用 (各部門が利用可能)

コーディネーター

コーディネーターは、機器や家具などを用いて、部屋の装飾を行います。また、ワークプレイスの管理も行います。

ワークプレイス

ワークプレイスは、従業員の活動の中心となる場所です。書類やメッセージは、ワークプレイスに送られてきます。従業員の仕事の質に関するインジケーターや、活動内容も、ワークプレイスで確認できます。また、従業員は、ワークプレイスに、ファイルを保存することができます。

従業員の権利

オフィスマネージャーは、従業員に、部門とタスクを割り当てます。

それらに応じて、従業員は以下の権利を得ます。

• オンラインオフィスの機能へアクセスする権利
• 部屋へアクセスする権利
• データベースへアクセスする権利
• 書類保管庫へアクセスする権利
• 書類に変更を加える権利
• 書類にサインをする権利
• ゲストやクライアントと、やり取りを行う権利

仕事時間の管理

従業員は、オンラインオフィスに出社したとき、出社時間の記録を行います。

また、以下の時間の記録も行います。

• 休憩
• ミーティングや、出張 (場所と目的の記載)
• オンラインモードからの離脱
• オフラインオフィスへの到着、外出
• 家を出る

従業員は、オンラインオフィスと、オフラインオフィスの両方に、同時に出社しておくことができます。また、複数のステータスを、同時に記録することもできます。

従業員同士の業務上のコミュニケーションの管理

従業員は、他の従業員とともに、共同で業務を行うことができます。協力した従業員、ディスカッションの内容、交換した書類は記録され、従業員同士のやり取りを視覚化したマップが作成されます。

これらの情報により、従業員のKPIの測定、分析を行うことができます。

2.タスクの管理

オンラインオフィスは、タスク管理ツールを用いて、従業員による目標達成を支援します。

スクラムボード

各部門、オフィス全体のスクラムボードを作ることができます。スクラムマスターは、タスクを設定し、タスクの遂行状況を管理することができます。

スクラムボードには、タスクが割り当てられている従業員のリストが掲載されます。

スクラムボードは、各部門の部屋の中に設置され、その部門に属する従業員のみが確認できます。

オフィスマネージャーは、全ての部門のスクラムボードを一箇所にまとめ、タスクの遂行状況を確認することができます。

メインスクラムボード

オフィスマネージャーは、オフィス全体のスクラムボードを管理する、チーフスクラムマスターを指名することができます。

メインスクラムボードには、各部門のタスクが表示されます。

メインスクラムボードは、オフィス全体のビジネスが健全に行われているかの指標になります。

従業員用スクラムボード

各従業員のワークプレイスには、部門全体のタスクのうち、その従業員が関係するタスクのスクラムボードが表示されます。

各従業員は、自分のタスク、他の従業員のタスクが、目標達成にどのような影響を与えるか、個人のKPIがどのように変化するかを、一目で理解できます。

また、タスク達成に関するリスク警告も表示されます。

3.取引先との関係性の管理

オンラインオフィスは、従業員と取引先が、共に仕事を進めることをサポートします。

関係性マップ

各部門やオフィス全体には、関係性マップが用意されています。関係性マップでは、従業員が、どの取引先と仕事を進めているか、どのようなイベントが予定されているかを確認することができます。

取引先やイベントの情報は、視覚的に理解しやすい形で表示されます。

問題が発生した場合、関係性マップ上に警告が表示され、問題の解決が要求されます。

取引先カタログ

オンラインオフィスには、取引先のデータベースがあり、権限を有する従業員のみがアクセスすることができます。

取引先カタログを開くと、取引先の関係性マップのリストを確認することができます。

また、取引先カタログには、取引先と仕事を進めるための便利な機能が用意されています。

• イベントへの招待状の送付
• 関連するニュースの送付
• 書類の送付
• 取引先から受け取ったファイルの表示
• オンラインミーティングへの招待
• リクエストへの返答

など

オンラインオフィスでは、従業員と取引先が、円滑に仕事を進めることができます。

4.話し合いの実施

オンラインオフィスでは、以下のような話し合いが行われます。

• 管理職と部下とのミーティング
• 従業員間のディスカッション
• 取引先との交渉

話し合いは、以下の場所で行うことができます。

• ミーティング (指定された場所)
• 会話 (オフィス内のどこでも)

話し合いは、以下の時に行うことができます。

• 常時 (いつでも)
• 予定 (指定された日時)
• 会談 (決定が下されるか、書類にサインされた時)

話し合いは、以下の項目を設定することができます。

• 場所
• 時間
• 形式 (ビデオチャット / 音声チャット / チャット)
• 議事録の作成

管理職と部下とのミーティング

管理職の人々は、ワークプレイス、アバター、従業員リストから、従業員を話し合いに招集することができます。

従業員間のディスカッション

従業員は、ワークプレイス、アバターから、他の従業員と話し合いを開始することができます。

話し合いは、すぐに始めることも、数分後に始めることもできます。

取引先との交渉

取引先との話し合いは、ビジネスマナーを考慮して行われます。

議題と決定事項が記載された招待状の送付が、義務付けられます。

5.書類の管理

オンラインオフィスでは、書類のやり取りを効率的に行うことができます。

• 管理職と部下との書類
• 部門間の書類
• 企業と取引先との書類

書類は、タスク、アカウント、タグ、送信者、受信者へ関連付けることができます。

書類の受け取り、送信、編集などの行動は、履歴マップに自動で記録されます。そのため、改ざんなどといった悪意のある行動を防ぐことができます。

書類は、暗号化技術で保護された書類保管庫で、安全に保管されます。

管理職と部下との書類

管理職の人々は、タスクを指定した指示書を作成することができます。

部下は、指示書に対するレポートを作成することができます。

部門間の書類

部門の管理者は、他の部門からの要請があったとき、アクセス権を付与した書類を送ることができます。

取引先との書類

取引先とは、電子サインで契約を締結し、書類の交換を行うことができます。

オフィスには、取引先用の書類保管庫があり、アクセス権を持った取引先の従業員は、書類を確認することができます。

6.スマートウォール

部屋に入るためのドアが設置されている壁は、様々な情報を表示することができる、スマートウォールとなっています。

スマートウォールは、リアルタイムで更新され、各部屋に近づくだけで、その部屋に関する様々な情報を見ることができます。

各従業員は、スマートウォールをカスタマイズすることができます。自分が見たい情報を選択し、インジケーターやウィジェット形式で、スマートウォールに表示させることができます。

スマートウォールには、以下のような情報を表示することができます。

• 部屋にいる従業員のアバター、名前、ステータス
• 部屋の入室状況 (入室許可 / 待機 / 禁止)
• 部屋で行われているミーティングの状況
• 各部門のスクラムボード
• 業務のインジケーター
• 部門のKPIのインジケーター

スマートウォールのウィジェットは、クリックすることができ、詳細を確認することができます。

管理職の人々は、各部門の部屋に入り、業務状況に関するデータを要求する必要がありません。オフィスの廊下を歩き、各部門のスマートウォールを確認するだけで、業務状況を把握することができます。

また、書類のやり取りも、スマートウォールで行うことができます。スマートウォールの書類用ウィジェットをクリックするだけで、書類の送付、受け取りを行うことができます。

スマートウォールによって、オンラインオフィスでの仕事は、非常に快適なものになります。

7.暗号化された書類保管庫

オンラインオフィスでやり取りされる書類は、暗号化された書類保管庫で、安全に保管されます。

書類保管庫は、部屋の中や廊下など、様々なところに置くことができます。

書類保管庫の種類

• 個人用 : 各従業員が利用可能
• 部門用 : 部門に属する全ての従業員が利用可能
• 全体用 : オンラインオフィスで働く全ての従業員が利用可能

個人用

個人用の書類保管庫は、各従業員のワークプレイスに設置されており、その従業員が関与する全ての書類が、保管されています。書類へのアクセス権は、従業員が設定します。

部門用

部門用の書類保管庫は、各部門の部屋に設置されており、その部門に属する全ての従業員が確認できる書類が、保管されています。書類へのアクセス権は、部門の管理者が設定します。

全体用

全体用の書類保管庫は、ミーティングルームや廊下に設置されており、オンラインオフィスで働くすべての従業員が確認できる書類が、保管されています。書類へのアクセス権は、書類を作成した従業員が設定します。

全ての書類保管庫は、暗号化技術により、安全に保護されます。

8.オンラインイベント

オンラインオフィスは、オンラインイベントの開催に最適な場所です。

• オンラインブロードキャスト
• 記者会見
• 商品の発表、プレゼンテーション
• オンライン展覧会
• スピーカーによるオンラインフォーラム
• オンラインパーティー

など

オンラインイベントは、オンラインオフィスの会議室で開催することができます。

会議室には、オンラインイベントを開催するための、様々なツールが用意されています。

• カスタマイズ可能なインテリアデザイン
• ブロードキャストのための大型スクリーン
• 映像資料を表示するためのスクリーン
• プレゼンテーション資料を表示するためのスタンドや壁
• 手書きが可能なボード
• アニメーションなどの様々な機能を備えた、クリック可能な3Dオブジェクト
• 製品の3Dオブジェクトを紹介するためのスタンド
• レビュー、応募、注文などを受け取るためのラック
• 新たなイベントへの招待、チケット販売
• 音声による空間演出
• AIによるプレゼンテーション資料の自動ガイド (資料への自動移動)